Zarządzanie flotą po pandemii, czyli najwyższa pora na rozpoczęcie terapii

Obraz gospodarki po COVID19 przypomina czasem zdjęcia z miast po przejściu tornada lub tsunami. Wracający do swoich domostw ludzie również zachowują się jakoś inaczej niż wcześniej. Zewsząd czuć lęk i tylko nie za bardzo jeszcze rozumiemy co się stało. Gdzieś w nas pojawia się myśl, że świat, który wrócił będzie inny. Lepszy, gorszy, a może zwyczajnie inny. Większość stara się wierzyć, że wszystko szybko wróci do normy, ale w powietrzu delikatnie czuć zapach zmian. Zmian głębokich w naszej mentalności i podejściu do życia, zmian strukturalnych w otaczającym nas systemie wartości, zmian w zarządzaniu gospodarką, polityką, zdrowiem, zmian makro i mikro. W zarządzaniu flotą również.

Jak wszyscy wiemy, flota jest jednym z podstawowych narzędzi do realizowania celów firmy. Stanowi również element pozapłacowego systemu wynagradzania pracowników. Często wypełnia zadania marketingowe. Buduje wizerunek pracodawcy, partnera u współpracowników, kooperantów i Klientów. Ponoszone koszty flotowe stanowią jeden z najwyższych składników budżetu firmy, chociaż często pozostają poza świadomością i zainteresowaniem najwyższej kadry zarządzającej (pomimo zupełnie odmiennych deklaracji – ale to temat na kolejny artykuł). Osoby zarządzające parkiem samochodowym to ogromy przekrój ludzi, wiedzy i kompetencji. Od sekretarek i asystentek, przez byłych kierowców, mechaników, przez pracowników administracyjnych i finansowych, zasiedziałych „flotowców” aż do dyplomowanych specjalistów ds. zarządzania taborem. Co ciekawe Ci ostatni stanowią niewielki ułamek całości. Przez wszystkie ręce przepływają miliony, dziesiątki milionów złotych. Najczęściej poza żadną kontrolą, niezależnie od posiadania (lub nie) rozbudowanych, ale nie czytanych przez kierownictwo raportów.

Spójrzmy jak do tej pory firmy finansowały zakupy aut. Środki własne, kredyt, leasing, wynajem długoterminowy były najpopularniejsze. Czasami, wybieraną metodą było korzystanie z aut pracowników, wynajem krótko lub średnioterminowy, carsharing. W większości samochodami zarządzały specjalnie powołane działy lub dedykowani pracownicy. Popularnym rozwiązaniem było wlepianie zadań dotyczących floty osobom z administracji, księgowości lub finansów. Zdarzało się, że pieczę nad autami sprawowały Panie asystentki, sekretarki z biura Zarządu. W przypadku braku własnej kadry, do zarządzania i obsługi floty angażowano zaprzyjaźnionych dealerów, dostawców, sieci serwisowe i naprawcze. Co poniektóre przedsiębiorstwa zatrudniały zewnętrznych fleet managerów. Różni dyrektorzy, kierownicy, specjaliści od zakupów, kadr, floty, finansów, administracji negocjowali umowy flotowe a Zarządy podpisywały je wierząc głęboko, że spełniają wszystkie, chociaż często nie znane podpisującym i negocjującym standardy.

A dziś?

Spróbujmy razem zobaczyć co nas czeka i co powinniśmy jak najszybciej zrobić. Opieszali poniosą konsekwencje strat, zarówno materialnych, wizerunkowych jak i w sferze bezpieczeństwa biznesowego, prawnego i drogowego.

Przede wszystkim musimy założyć, że większość pozycji kosztowych we flocie znacząco zdrożeje.

Ceny aut i części – jeśli utrzyma się wysoki kurs Euro to jego wzrost bezpośrednio wpłynie na ceny samochodów i części zamiennych. Dodatkowo cenotwórczy wpływ będzie mieć zalecane przez Unię Europejską dodatkowe, obowiązkowe wyposażenie aut. Problemy finansowe producentów samochodów jak zbliżająca się recesja czy kary za niedostosowanie się do nowych norm środowiskowych dołożą swoje.

Ubezpieczenia – wyższe ceny aut to wyższe koszty ubezpieczenia, a wyższe ceny części to wzrost wartości szkody i poziomu szkodowości flot. Kółko się zamyka. Będzie drożej.

Serwis – czyli koszty mechaniki pojazdowej, zakupu i serwisu ogumienia itp. długo wyliczać. Słabsza kondycja finansowa dealerów i stacji naprawczych przełoży się na prawdopodobny wzrost wysokości marż i niską skłonność do wysokiego rabatowania cen usług. Charytatywnie pracować się nie da a ja nie sądzę, aby producenci aut obniżyli swój apetyt na wysokość płaconego przez dealerów „haraczu.

Wartości rezydualne – zahamowanie sprzedaży aut używanych, pęczniejące stoki firm leasingowych, wynajmu, dealerów czy autokomisów to coraz niższe wartości sprzedaży samochodów wycofywanych z eksploatacji, prowadzące do strat, do podniesienia prognozowanych kosztów utraty wartości oraz do zwiększenia nieufności działów ryzyka firm finansujących floty. Dodatkowo pamiętajmy, że duża część przedsiębiorstw, która zmniejszyła lub zmniejszy swoje stany posiadania, będzie próbowała zaparkowane nadwyżki upłynnić na rynku. Liczba aut używanych jaka już jest i będzie wystawiona na sprzedaż rośnie i poraża. Duża podaż zawsze wpływa na cenę – koryguje ją w dół.

Cena za wynajem – mając na uwadze powyższe oraz ogromne straty branży wynajmu długoterminowego w latach 2016-2018 (i prawdopodobnie 2019 i 2020) możemy spodziewać się, że wysokość oferowanych rat poszybuje ostro w górę. Tanio już nie będzie. Spadek stóp procentowych jest dziś w ofercie branży właściwie nie do odczucia. Z drugiej strony, finansowe koszty leasingu kończącego się wykupem pojazdu, powinny znacząco pójść w dół.

Paliwa – na dzień dzisiejszy, jedyna znacząca pozycja kosztowa, która poszła w dół. Do kiedy utrzyma się trend? O ile w większości powyższych opcji można znaleźć przestrzeń do redukcji kosztów o tyle, w przypadku paliwa, nasz wpływ na wysokość płaconych rachunków jest niewielki. Pozostaje tylko kontrola i nadzór.

Mając świadomość nadchodzącej drożyzny warto głęboko zastanowić się nad obowiązującą w firmie (jeżeli jest i do tego prawidłowo napisana) polityką samochodową i działaniami HR. Na przestrzeni ostatnich lat poziom auta służbowego rósł w ogromnym tempie. Od grupy A/B na początku XXI wieku do dobrze dziś skonfigurowanej grupy D/C. Wraz z poziomem auta rosły koszty. Krok po kroku służbowy pojazd stał się istotnym elementem pakietu benefitowego pracownika. Dziś często zamiast podwyżki otrzymuje się samochód. Albo lepszy samochód. Tak jest taniej zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.

Stop. Było taniej.

  • Ile kosztowała nas lub będzie kosztować redukcja floty,
  • Ile aut stoi (i będzie stało) pod domami pracowników wykonujących swoje zadania w trybie home office?
  • Ile samochodów przestało mieć dedykowanego użytkownika z uwagi na redukcje etatów?
  • Jaka liczba pojazdów jest nam potrzebna do zapewnienia firmie pełnego zakresu mobilności przy rozsądnie skalkulowanych kosztach?
  • Jakie są możliwości alternatywnych środków komunikacji,
  • Czym można zastąpić programy benefitowe związane z mobilnością i pojazdem?
  • Jaki pojazd (typ, model, napęd) jest nam tak naprawdę potrzebny?
  • Jak skutecznie połączyć odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie w celu obniżenia kosztów serwisowych, paliwowych, rosnącej szkodowości i kar umownych przy zdawaniu auta do wynajmującego?
  • Jak ustalić odpowiedzialność za koszty osobom zarządzającym flotą i użytkownikom (KPI)?
  • Kiedy ostatnio (i czy w ogóle) liczone były koszty TCO floty?

Kto z Państwa ma już przygotowane odpowiedzi?

Następnym krokiem powinien zostać wybór formy użytkowania. Odwieczne pytanie, zakup za środki własne, kredyt, leasing czy wynajem. Ile firm, osób, tyle odpowiedzi. Aby skorzystać z formy zakupu za własne pieniądze trzeba je oczywiście mieć. Nadwyżki finansowe wcale nie były rzeczą rzadką. A dziś?

  • ile zmalały zapasy gotówki w firmach?
  • Czy stać przedsiębiorstwa na inwestowanie posiadanych środków w coś (samochody) co inwestycją nie jest?
  • Czy zamrażanie gotówki w towar tanio dziś zbywalny jest działaniem rozsądnym?
  • Jak optymalizować koszty i strukturę wydatkową firmy, gdy „środki trwałe” wcale takie „trwałe” nie są?

Czy mówiąc po swojsku, trzymać w szafie kasę na przyszłe inwestycje lub czarną godzinę czy nowo zakupiony czarny garnitur na smutną okazję?

A jako, że czasy idą ciężkie to i o kredyt w banku łatwo nie będzie.

Pozostaje leasing lub wynajem. A ten ostatni, jak Państwo pamiętacie nasze wcześniejsze rozważania będzie prawdopodobnie drożał w tempie wręcz rajdowym. Na dodatek, jak wielokrotnie wspominałem w wcześniejszych artykułach czy na wykładach i konferencjach, większość umów wynajmu długoterminowego jest podpisana w Polsce w formule niekorzystnej dla Klienta. Automatyczne rekalkulacje, refaktury, koszty zwrotów aut, brak gwarancji jakości, brak prawidłowo skonstruowanych SLA, nietransparentność zasad i reguł to tylko wierzchołek góry lodowej. Ktoś oczywiście te umowy negocjował, akceptował, podpisywał. Dziś jednak warto powiedzieć STOP i zacząć od początku. Negocjować nowe i renegocjować zawarte wcześniej umowy. Takie podejście wyjdzie na dobre i Klientom i dostawcom. Normalność będzie w cenie. No chyba, że nie chcemy?

Ale czy nas stać nie chcieć?

Poza tym, w flotowej modzie powinny zacząć królować nadzór i kontrola. No bo czy w czasach trudnych, firmy mogą sobie pozwolić na brak kontroli kosztów budżetowych wydatkowanych na cokolwiek, że o wielomilionowych kwotach wydawanych na flotę nie wspomnę.

Kolejnym modnym słowem powinien zostać skrót KPI (Key Performance Indicator – Kluczowe Wskaźniki Efektywności). No bo jak Państwo oceniacie (i z czego) osoby zajmujące się w Waszej firmie flotą i czy w ogóle je oceniacie? Czy oceniacie dostawców usług flotowych i czy ponoszą oni jakiekolwiek konsekwencje za świadczenie usług niskiej jakości lub niezgodnie z deklaracjami oprócz złożenia obietnicy poprawy? Czy szkodowość lub też koszty nadmiernego zużycia auta są elementem rocznej oceny pracownika i jego przełożonego? Czy macie ustalone jakiekolwiek mierzalne kryteria oceny w obszarze floty? Czy …?

Pytać dalej …?

Kolejne działanie to przegląd własnej floty. Od analizy potrzeb, przez prawidłowe kalkulacje TCO, audyty kosztów, procesów, procedur czy też posiadanych umów i dokumentów przetargowych.

W swojej karierze audytorskiej, w ramach Total Fleet Solutions uczestniczyłem w ponad 300 badaniach. Ilość przedsiębiorstw, gdzie nie stwierdziliśmy większych uchybień da się policzyć na palcach obu moich rąk. W dużej liczbie firm stan zastany wyglądał jak amerykańskie auto na ulicach Hawany. Z daleka bardzo ładnie, stylowo, by z bliska zaskoczyć nietrzymającą się całości prowizorką. Czyżby wszyscy w Zarządach zapomnieli o odpowiedzialności biznesowej oraz karnej? Ponoszone koszty są przecież elementem zysku a ten powinien być w miarę możliwości maksymalizowany. Szczególnie we flocie, gdzie możliwości nieuzasadnionych wydatków są duże. Jak jednak maksymalizować wyniki, gdy nie narzuciliśmy sobie skutecznych ram, pomiędzy którymi mamy się poruszać. Nie określiliśmy celów ani zasad kontroli. Nie podzieliliśmy zadań ani nie przypisaliśmy i nie zdefiniowaliśmy odpowiedzialności. Nie skonfrontowaliśmy z nikim przyjętych założeń i zadowalamy się samym faktem posiadania samochodu. Odnoszę wrażenie, że wartość pojazdu jako benefitu przysłoniła części użytkownikom trzeźwość spojrzenia.

Do dziś jakość wewnętrznych usług zarządzania flotą zazwyczaj oceniało się przez pryzmat prywatnego zadowolenia użytkownika / przełożonego a nie przez czynniki związane ze skutecznością realizowanych zadań biznesowych. Nikt nie zwracał uwagi, że de facto samochód służbowy dający możliwość użytkowania do celów prywatnych jest w zasadzie samochodem „prywatnym” dającym możliwość wykorzystania go do celów służbowych. Nikt nie pamiętał, że odwrócenie tej zasady skutkuje obowiązkami podatkowymi. Często ważniejszym problemem była wysokość limitu paliwowego dla jazd prywatnych niż sposób i kontrola rozliczania kilometrów służbowych. Ważniejszym były wakacje i weekendy od codziennej, prawidłowej eksploatacji auta.

Zwróćmy też uwagę na koszty ponadnormatywnego zużycia, które obciążają firmę. Czy firmę na to stać i czy nie czas to zmienić?

Na koniec kilka słów o bezpieczeństwie i ryzyku. Nie biznesowym czy ubezpieczeniowym. Zwykłym bezpieczeństwie naszych pracowników, ich rodzin, sąsiadów, innych uczestników ruchu drogowego. Przyzwyczailiśmy się do sloganów często wiszących na ścianach naszych biur, definiujących istotne standardy postępowania firmy. Powoli oswajamy się z coraz powszechniejszą terminologią związaną z CSR (Corporate Social Responsibility). Dostrzegamy ruchy społeczne coraz skuteczniej przenikające do „naszego” świata. I co robimy? Tylko szczerze?

Może wypiszmy na kartce przykłady i efekty naszych działań.

  • Opiszmy co zrobiliśmy, aby obniżyć wskaźniki szkodowe generowane przez flotę.
  • Wskażmy, jak wygląda wewnętrzna odpowiedzialność pracowników za wyrządzone szkody komunikacyjne.
  • Znajdźmy regulacje dotyczące odpowiedzialności użytkownika za koszty nieuzasadnionych napraw, za zmniejszenie wartości odsprzedażowej auta w wyniku szkody spowodowanej z jego winy.
  • Opiszmy nasze postępowanie w stosunku do kierowcy nagminnie naruszającego przepisy ruchu drogowego.
  • Zastanówmy się nad podjętymi działaniami prewencyjnymi mającymi na celu ograniczenie szkód wizerunkowych i marketingowych np. z tytułu złego parkowania autami oklejonymi logiem naszej firmy przy sklepach, szkołach, na chodnikach itp…

Do powyższego proszę dopisać własne pomysły i spostrzeżenia z „życia firmowego”. Myślę, że trochę tych obserwacji i anegdot się znajdzie.

Kiedyś usłyszałem z ust dyrektora handlowego dużej firmy: „U nas nie ma czasu na zabawę w bezpieczeństwo. Liczy się termin i szybkość. Handlowiec ma sprzedawać”.

Ja wierzę, że właśnie skończyła się era takiej filozofii, ale czy macie już Państwo swoją strategię na zmianę powyższego podejścia? Czy Wasz HR kiedykolwiek się nad tym zastanawiał? Chyba czas zacząć. Będzie taniej, odpowiedzialniej, uczciwiej i przyjaźniej. Zaakceptuje pracownik, jego rodzina, szef, sąsiad, ludzie jadący w korku. A co najważniejsze, zaakceptuje Klient.

Jeden mały wirus, niedostrzegalny „gołym” okiem a tyle zamieszania. Chore pojedyncze osoby, rodziny, społeczeństwa, państwa, kontynenty. Kaszląca i gorączkująca gospodarka, korporacje, małe firmy. Przerażające statystyki, zarówno dotyczące ludzi, firm, bezrobocia, kondycji finansów. Słabe prognozy na przyszłość. Możliwe powroty pandemii. Na horyzoncie nowe, inne zagrożenia. Za oknem rodzi się kryzys. Zacznijmy liczyć pieniądze.

I tak wstaje nowy dzień. Jakże inny od tych, które znamy. Dobry dzień na zmiany. Dzień dobry. Zapraszamy do pracy i współpracy.

Krzysztof Sosnowski
Partner w Total Fleet Solutions

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *