Zapewnienie ciągłej mobilności i sprawności floty to kluczowy, a zarazem kosztowny element zarządzania, który wymusza budowanie odpowiednich strategii zakupowych, mających później swoje odzwierciedlenie w realizacji zakładanych budżetów. Mówiąc prościej, trzeba po prostu oszczędzać i szukać nowych możliwych oszczędności.
Oszczędzamy, wybierając tańszych dostawców, tańsze towary i tańsze usługi. W zależności od strategii unifikujemy bądź dywersyfikujemy dostawców. Wyszukujemy sezonowe okazje i promocje. Coraz częściej nawet supertanie oferty same do nas przychodzą. W konsekwencji dokonywane przez nas zakupy i zawierane kontrakty w okresie ich użyteczności powinny przynosić firmie wymierne oszczędności, a co za tym idzie – zakładany budżet wydatków na flotę nie powinien w tym okresie być przekroczony chociażby o 1 zł. To dlaczego nie zawsze tak jest? Co powoduje, że wpadamy w pułapkę pozornego oszczędzania? Czy można się przed tym ustrzec? I gdzie jest granica pomiędzy finansową korzyścią a możliwą stratą?
Dla każdej floty odpowiedzi na powyższe pytania mogą brzmieć zupełnie inaczej, ale dla każdego menadżera floty poniższe zagadnienia będą kluczowe, aby znaleźć dla swojej floty właściwe rozwiązanie. Niezależnie od charakteru i wielkości zarządzanej floty poruszamy się po dokładnie tych samych obszarach zakupowych, kontraktowych i czekają na nas podobne haczyki.
Zakup samochodu
Już sam wybór marki i modelu wiąże się z wieloma pułapkami. Dlaczego? Ponieważ wybierając z ponad 30 marek, a co za tym idzie – kilkuset modeli samochodów dostępnych w Polsce, musimy pamiętać o użyteczności, jakości, bezawaryjności, bezpieczeństwie, komforcie jazdy, zgodności ze strategią firmy, budżecie oraz zadowoleniu finalnego odbiorcy. Gdzie w takim razie najczęściej szukamy oszczędności i co może dla nas okazać się pozorne:
- Cena zakupu. Nie zawsze najniższa cena zakupu w danym segmencie będzie jednoznaczna z oszczędnościami. Jeżeli będziemy finansować zakup gotówką bądź leasingiem, nie przekonamy się o tym od razu, ale dopiero wtedy, kiedy będziemy chcieli samochód sprzedać. Wówczas okaże się, że dany model, marka i wersja ma w stosunku do innych samochodów dużo niższą wartość rynkową. Finansując zakup w ramach wynajmu długoterminowego, przekonamy się o tym szybciej, ale tylko pod warunkiem że porównamy ofertę finansowania na wybrany przez nas samochód z innymi w danym segmencie.
Rozwiązanie – sprawdzać wartość rezydualną i porównywać z innymi w segmencie.
- Wybór silnika. Diesel, benzyna, LPG, a może hybryda? Nasz wybór determinują ceny paliw, ale też bardzo często własne, subiektywne przekonanie o wyższości jednego napędu nad pozostałymi. Omawiając plusy i minusy każdego rozwiązania, moglibyśmy napisać osobny, kilkustronicowy artykuł, który pewnie i tak zostałby przez niektórych od razu skrytykowany, a z czasem i przez nas samych obalony. Wynika to głównie z rozwoju technologii, ale także z pracy lobbystów na rzecz danego rozwiązania. Skoncentrujmy się zatem na tym, co może nas kosztować, a czego do końca nie bierzemy pod uwagę przy poszczególnych rozwiązaniach:
- Diesel: drogi w zakupie, wyższe koszty eksploatacji, wysokie koszty naprawy w porównaniu z pozostałymi napędami, większe zużycie paliwa w okresie zimowym.
- Benzyna: duże zużycie paliwa, rosnąca nietrwałość silników benzynowych wynikająca z downsizingu, czyli generowania dużej mocy z silników o małej pojemności.
- LPG: dodatkowy koszt zakupu i instalacji, większa częstotliwość serwisowania, droższe i częstsze przeglądy rejestracyjne, brak tolerancji niektórych silników na zewnętrzną ingerencję, a co za tym idzie – większa awaryjność, dużo większe zużycie benzyny w okresie zimowym, a także w trasie, gdzie niektóre silniki automatycznie przełączają się na benzynę, niższa wartość rezydualna.
- Hybryda: droga w zakupie, wyższe koszty napraw i eksploatacji, krótkoterminowa wytrzymałość drogich baterii zasilających, większe zużycie benzyny w okresie zimowym, pełne zużycie benzyny w trasie.
Rozwiązanie – dokładna analiza: potrzeb, prognozowanych przebiegów, lokalizacji tras, a finalnie TCO (Total Cost of Ownership).
Finansowanie
Wybierając formę finansowania, trzeba dokładnie przeanalizować wady i zalety każdego rozwiązania. Przede wszystkim wysokość miesięcznej raty nie powinna być głównym czynnikiem determinującym wybór formy finansowania, jak i dostawcy. Myśląc w ten sposób, oszczędzamy pozornie i możemy narazić naszą firmę na straty. Czego nie widać, a kryje się w racie?
- Leasing to przede wszystkim obciążenie kredytowe dla firmy, które obniża zdolność kredytową organizacji. W przypadku utraty przedmiotu leasingu mamy obowiązek spłaty kolejnych rat. Poza tym gdy policzymy TCO i porównamy z TCO wynajmu długoterminowego, w niektórych segmentach może się okazać, że jest na takim samym poziomie, a nawet i wyższe. A gdy weźmiemy jeszcze pod uwagę wszelkie ryzyko (przede wszystkim awarii i napraw), które moglibyśmy outsourcować na CFM, nie znajdzie się ekonomiczna podstawa do wyboru leasingu jako formy finansowania. Nie zaoszczędzimy również na administracji, ponieważ zarządzanie na własną rękę tylko pozornie jest tańsze.
- Wynajem długoterminowy, czyli tzw. full service leasing. Czy w rzeczywistości jest taki „full”? Ważny jest zakres poszczególnych elementów umowy oraz wyłączenia odpowiedzialności. Również zgodnie z większością umów koszty wcześniejszego ich rozwiązania zazwyczaj obarczone są karami, nieporównywalnie wysokimi w stosunku do wcześniejszego zakończenia kontraktu leasingowego. Treść umowy jest najważniejsza, ponieważ zawiera zapisy, które mogą generować dodatkowe koszty, i chroni przede wszystkim interesy FSL. Kolejne straty możemy ponieść na koniec kontraktu podczas zwrotu samochodów. Wówczas zostaniemy rozliczeni z przekroczonych limitów przebiegu oraz ze wszystkich ponadnormatywnych uszkodzeń, zgodnie z wytycznymi PZWLP, które nie zawsze są zgodne z oczekiwaniami klientów flotowych.
Rozwiązanie – modelowanie procesu wyboru finansowania w sposób prognostyczny. Wiąże się to z analizą każdego z dostępnych rozwiązań, a w tym możliwości wystąpienia różnego rodzaju ryzyka i szacowanych kosztów.
Ubezpieczenie
Ubezpieczenie ma nas chronić przed najgorszym, w przypadku złych warunków przysporzy nam niejednokrotnie dodatkowych kosztów, a wszystko zgodnie z prawem, OWU (ogólnymi warunkami ubezpieczenia) i zawartą przez nas polisą. I czy to będzie polisa zawarta przez brokera, agencję, leasing czy dilera, u którego kupujemy samochód, zawarte w niej zapisy są nieubłagalne i niestety po fakcie niepodważalne. Co nam zatem grozi?
- Ubezpieczenia wieloletnie. Tak bardzo lubiane i oferowane często przez leasing. Kuszą nas jednolitą składką przez cały okres finansowania, bez względu na ilość szkód. Brzmi obiecująco, całe ryzyko zwyżek leży po stronie finansującego, tylko za jaką cenę? Czy po przeliczeniu i wzięciu pod uwagę najczarniejszego możliwego scenariusza i uwzględnieniu m.in. dostępnych pakietów dilerskich oraz naszych obecnych stawek u brokera roczny koszt pakietu nie okaże się jednak niższy?
- Najtańsze pakiety, czyli dosłownie kilkuprocentowe pakiety ubezpieczeniowe, najczęściej sprzedawane przez agencje ubezpieczeniowe, a także jako specjalne pakiety dilerskie. Teoretycznie zakres tych pakietów jest prawidłowy, ponieważ składają się na niego ubezpieczenia: OC, AC, NNW i assistance. Praktycznie są zgodne z OWU. Ale jeśli nie został zawarty dodatkowy aneks bądź szczególne warunki do polisy, zakres ubezpieczenia jest dosłownie podstawowy, oparty na najniższych sumach ubezpieczeń, zawiera niekorzystne klauzule takie jak: franszyza redukcyjna i integralna, udział własny, redukcja sumy ubezpieczenia, amortyzacja części, ograniczenia i limity kilometrowe w przypadku assistance, brak gwarantowanego samochodu zastępczego na cały okres naprawy. Zdarza się również, że w przypadku płatności ratalnej w chwili nieterminowej zapłaty wygasa odpowiedzialność ubezpieczyciela. Do momentu kiedy nie nastąpi szkoda, jesteśmy przekonani, że dokonaliśmy najlepszego możliwego zakupu i zaoszczędziliśmy. Pozornie. W momencie wystąpienia szkody będziemy narażeni na nieobjęte ochroną ubezpieczeniową koszty, a także poniesiemy straty będące efektem zapisów OWU.
- Brak strategii, czyli dywersyfikacja dostawców. Ten błąd popełniają najczęściej małe i średnie floty, które w krótkim czasie odnotowują znaczący przyrost samochodów i w których nie ma ujednoliconej formy finansowania zakupu samochodów. Dywersyfikujemy dostawców, aby zawsze mieć wybór, a w konsekwencji móc wybrać naszym zdaniem optymalne cenowo ubezpieczenie. Odbieramy sobie tym samym szansę na:
- ujednoliconą umowę generalną,
- gwarantowaną stałą cenę pakietu,
- szerszy zakres zawartego ubezpieczenia,
- szkodowy program naprawczy.
Takie umowy możemy negocjować bezpośrednio z ubezpieczycielem, za pośrednictwem brokera albo przy wsparciu CFM.
Rozwiązanie – czytamy, analizujemy ryzyko, szacujemy swoje możliwości, negocjujemy i „szyjemy” na miarę naszych potrzeb.
Ogumienie
Dystrybutorzy opon co sezon wręcz prześcigają się w ilości oferowanych modeli dla poszczególnych rozmiarów opon. Wachlarz modeli umożliwił wyodrębnienie trzech segmentów: budget, medium i premium. W konsekwencji oprócz rekomendowanych producentów od lat na polskim rynku flotowym sprzedawane są również bardzo tanie opony chińskiej produkcji, a także opony bieżnikowane. Z tych rozwiązań korzystają zarówno flotowcy, jak i CFM. Przy bardzo krótkich przebiegach, miejskich warunkach drogowych, krótkim użytkowaniu chińskie produkty raczej nie powinny nas zawieść. Jeżeli ich użytkowanie będzie dokładnie odwrotne, po prostu nie powinniśmy ich kupować, a także zgadzać się na ich użycie przez CFM. Wystarczy przejrzeć wyniki testów, które w ostatnich latach były przeprowadzane przez różne instytucje, m.in. Autobild, GTU, ADAC. Dominuje ten sam trend – słaba jakość. A słaba jakość automatycznie przekłada się na bezpieczeństwo, zużywalność, awaryjność i szybszą degradację.
Rozwiązanie – bezpieczeństwo naszych kierowców jest najważniejsze; oszczędzając, w rzeczywistości znacząco ryzykujemy.
Serwisowanie w ASO i poza ASO
Obecnie obowiązujące przepisy unijne i krajowe umożliwiają serwisowanie samochodu w okresie gwarancji zarówno w autoryzowanych serwisach naprawczych, jak i w niezależnych warsztatach. Dzięki temu dokonując przeglądów i napraw w serwisach niezależnych, w przypadku wystąpienia naprawy gwarancyjnej ASO nie może odmówić honorowania gwarancji. Dokumenty BER 330/2010 i MVBER 461/2010, czyli rozporządzenie o wyłączeniach grupowych w motoryzacji, Unia wprowadziła w 2010 r. Od tego czasu możemy zaobserwować znaczący rozwój rynku sieci warsztatów niezależnych, które zrzeszając indywidualne serwisy naprawcze, zadbały o odpowiednie wsparcie biznesowe, technologiczne, marketingowe, informatyczne i szkoleniowe. Zyskaliśmy możliwość wyboru. Koszty serwisowania w ASO niezmiennie pomimo rosnącej konkurencji są dużo wyższe niż w serwisach niezależnych. Dlatego coraz częściej decydujemy się na serwisowanie pojazdów poza ASO. Bezdyskusyjnie oszczędzamy, wybierając takie rozwiązanie. Gdzie w takim razie jest haczyk? Gdybyśmy nie uwzględniali argumentów finansowych, ale wzięli pod uwagę kwestie techniczne, to tak samo bezdyskusyjnie korzystniej będzie serwisować samochód w ASO. Przede wszystkim dlatego, że:
- mamy gwarancję użycia najlepszej jakości części, przez osoby, które zostały wyszkolone zgodnie z technologią marki i które systematycznie się szkolą i swoją wiedzę aktualizują;
- systematyczne wizyty w ASO gwarantują wykonanie dodatkowych akcji serwisowych narzuconych przez importera i producenta;
- część podzespołów i elementów nadwozia jest objęta przez producenta dodatkowym pozagwarancyjnym okresem ochronnym;
- przy większych flotach otrzymujemy dodatkowe wsparcie serwisowe bezpośrednio z ramienia importera, m.in. w postaci specjalisty ds. obsługi serwisowej;
- u części producentów przeprowadzana jest procedura „good will”, tzw. dobrej woli, która może wpłynąć na finalne koszty serwisu lub nawet ich brak czy bezpłatne udostępnienie samochodu zastępczego.
I wymienione czynniki absolutnie nie wynikają z braku profesjonalizmu i solidności po stronie niezależnych serwisów, tylko z przywilejów, jakimi dysponują serwisy, które otrzymały autoryzację importera/producenta do reprezentacji i naprawy danej marki.
Wróćmy jeszcze do argumentów czysto finansowych. Jak już zostało wspomniane, bezspornie koszty części i roboczogodziny są niższe w niezależnych serwisach. Ale fakt serwisowania samochodu w ASO jest jeszcze wciąż szczególnie istotny w momencie odsprzedaży i dotyczy to zarówno czasu, w którym samochód zostaje sprzedany, jak i samej ceny (zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez otoMoto).
Rozwiązanie – przeprowadzanie modelowania procesu serwisowania w sposób diagnostyczny, czyli analizować, jak jest obecnie, co byśmy chcieli zmienić lub poprawić, czy zmiany są możliwe w zakresie obowiązujących umów. Niezależnie od tego, czy to będzie sieć ASO czy serwisów niezależnych, trzeba prawidłowo sformułować w ramach umowy SLA (Service Level Agreement).
GPS
Analizując zdania i opinie na temat systemów GPS, można się spotkać z trzema stanowiskami. Pierwsze reprezentują zagorzali zwolennicy, którzy godzinami mogą opowiadać o korzyściach płynących z montażu urządzeń. Drugie stanowisko przedstawiają absolutni przeciwnicy, którzy uważają, że w dzisiejszych czasach, w których handlowiec nie ma czasu „podrapać się po głowie”, goniąc targety i realizując budżety, nie ma ekonomicznych i moralnych podstaw instalacji GPS. Trzecią opinię wyrażają osoby, które po gruntownych analizach do dziś nie są pewne, czy to w ogóle ma sens. Skąd tak skrajne stanowiska? Firmy oferujące usługi GPS najczęściej podczas prezentacji swoich produktów chwalą się procentowymi wskaźnikami obniżenia zużycia paliwa, wzrostu kontroli, zmniejszenia liczby napraw, a także liczbą i wielkością obsługiwanych klientów. Oczywiście na początku czeka nas inwestycja w zakup, montaż i abonament, ale w późniejszym czasie czekają nas oszczędności. Tylko czy spotkaliście się z umową, która określałaby i gwarantowałaby pułap oszczędności, a w sytuacji nieosiągnięcia ich np. zwrot części poniesionych kosztów inwestycji? Może warto byłoby rozważyć konstrukcję takiej umowy? Oszczędzanie dzięki systemom GPS jest efektywne, gdy:
- mamy wyodrębnione stanowisko pracy dla osoby, która w dziale floty będzie zajmowała się wyłącznie analizą danych;
- mamy wszystkie typy silników, oprócz LPG;
- mamy przełożenie na dział odpowiedzialny za sprzedaż, który dla osiągania celów handlowych zawsze będzie stawiał kwestie targetów ponad nadużyciami;
- opracujemy dobry program motywacyjny dla użytkowników samochodów, który wyprze poczucie inwigilacji;
- istnieje możliwość porównania wiarygodności danych np. z innym urządzeniem;
- system monitoringu jest funkcjonalny i można go zintegrować z programami już obsługiwanymi przez dział floty.
Przez jakiś czas panowało też przekonanie, że sam fakt zamontowania urządzenia GPS mobilizuje użytkowników do przestrzegania polityki flotowej, a tym samym eliminowania nadużyć. Jednak w niektórych branżach nie zawsze ma to odzwierciedlenie w rzeczywistości, a dokładnie w tych, w których monitorowanie GPS jest standardem od lat (np. bankowość, telekomunikacja). Rotujące osoby w konkurencyjnych firmach doskonale znają już metody obejścia i oszukania systemu.
Rozwiązanie – jeśli się decydujemy na monitorowanie systemami GPS, wybierajmy takie, które mają moduły do wewnętrznej rywalizacji między pracownikami, aplikacje na smartfony dla użytkowników, które będą im pokazywać nie tylko błędy, ale przede wszystkim dobre zachowania na drodze, dające możliwość motywowania pracowników do bezpiecznej, efektywnej i oszczędnej jazdy.
Oszczędzanie będzie efektem ubocznym, ale przy najmniej nie pozornym.
Karty paliwowe
Karty paliwowe to jedno z najlepszych rozwiązań, jakie zostało stworzone na potrzeby flot samochodowych. Przede wszystkim dają kontrolę nad zakresem dokonywanych zakupów w całej Polsce z odroczonym terminem płatności bezgotówkowej. Oprócz tego wybierając jednego dostawcę bądź wykorzystując do zakupu obsługujący nas CFM, mamy możliwość wynegocjowania rabatów na poszczególne kategorie produktowe. Nadzorujemy zużycie paliwa, zarządzamy kartami, negocjujemy zakup, monitorujemy zużycie paliwa – oszczędzamy. Czy w tej sytuacji możemy narazić naszą organizację na straty? Oczywiście, że tak – nie kontrolując wskaźnika ceny za litr paliwa. Jest to bardzo żmudna i czasochłonna praca, ale dzięki temu jesteśmy w stanie wskazać stacje, na których stawki są znacząco wyższe od średniej ważonej. Możemy poddać obserwacji wybrane stacje i w razie potrzeby wyeliminować je z listy, informując o tym pracowników. Systematyczna kontrola i odpowiednia komunikacja wzbudza też świadomość wśród użytkowników i mobilizuje ich do korzystania ze stacji, na których są dobre ceny. Jeżeli nie jesteśmy flotą transportową, to nie mamy po prostu możliwości wynegocjowania w umowach akceptowalnego procentowego poziomu odchyłu ceny za litr paliwa. Można to wytłumaczyć konkretnym przykładem. W istniejącej firmie X korzystającej z kart paliwowych największej sieci paliwowej, mającej rabat na poziomie 0,10 zł za litr paliwa, w jednym miesiącu kierowcy tankowali litr benzyny (Pb95) w cenach przed rabatem od 4,14 zł aż do 5,09 zł, przy średniej cenie w Polsce na poziomie 4,48 zł. Różnica pomiędzy skrajnymi przypadkami była bliska 1 zł. Przy łącznie dokonanych 605 transakcjach 363 były powyżej średniej krajowej, a rabat w wysokości 0,10 zł nie był w stanie pokryć różnicy pomiędzy najdroższymi stawkami a chociażby średnią krajową.
Rozwiązanie – systematyczna kontrola i analiza cen na poszczególnych stacjach w celu wyeliminowania tych najdroższych.
Oszczędzanie jest kluczowym elementem zarządzania flotą. Wyszukane i wdrożone nowe rozwiązania nigdy nie powinny mieć negatywnego przełożenia na bezpieczeństwo użytkowników samochodów, poza tym brak negocjacji, analizy, monitorowania, kontrolowania i modernizowania koniec końców przynosi więcej strat niż oszczędności.
Katarzyna Brener, menadżerka floty Cursor SA
Artykuł ukazał się pierwotnie w magazynie Menadżer Floty (wyd.01/2017)