Advertisement

Jak flotowiec zabezpiecza zarząd?

zarządzanie flotą

Wiele osób z zazdrością patrzy na szefów. Prezes, członek zarządu, dyrektor finansowy, dyrektor handlowy to stanowiska niewątpliwie dające władzę i profity, ale czy tylko? Z pewnością nie, ponieważ sprawowaniu najwyższych stanowisk zawsze towarzyszy odpowiedzialność za funkcjonowanie firmy. Zagadnień z tym związanych jest wiele, ale skupmy się na zarządzaniu flotą.

Pojazdy – w rozumieniu ekonomicznym – należą do majątku ruchomego spółki, dlatego zarówno zakup pojazdów, jak i ich końcowa sprzedaż powinny być udokumentowane szczegółowo i transparentnie. Zakup aut standardowo poprzedzany jest analizą ofert – często sprawdzany jest nie tylko rynek lokalny, ale również ogólnopolski, ze względu na coraz lepszy dostęp do informacji. W przypadku jakiejkolwiek kontroli taka dokumentacja potwierdza słuszność podjętych decyzji.

Co wspólnego mają członkowie zarządu firmy ze sprzedażą aut wycofywanych z floty?

Samochód flotowy to majątek ruchomy firmy, a za prawidłowe zarządzanie tym majątkiem odpowiedzialny jest zarząd. Sprzedaż aut poflotowych to nic innego jak rozprzedaż majątku firmy – proces ten powinien być przeprowadzany tak samo skrupulatnie jak zakup nowych aut. Dlaczego? Dlatego że rozprzedaż majątku jest operacją finansową podlegającą licznym kontrolom, bez względu na wielkość i stan prawny danej firmy.

Zarządy odpowiadają za decyzje podejmowane w czasie swojej kadencji, niezależnie od tego, czy są to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, organizacje budżetowe, pozarządowe czy organy mające jakiekolwiek inne statusy organizacyjno-prawne. Kontrole takie mogą mieć miejsce przy okazji kontroli przeprowadzanych przez urzędy skarbowe oraz badań bilansów finansowych wykonywanych przez biegłych rewidentów, kontroli typu Deloitte lub due diligence, kontroli właścicielskich itp.

Kontrole często organizowane są też wewnątrz organizacji przy okazji zmian w zarządach. Badane są zasadność działań i korzyści ekonomiczne wynikające ze wszystkich podjętych decyzji. Członkowie zarządu odpowiadają za wszystkie działania w firmie, które miały miejsce w okresie sprawowania przez nich funkcji, nawet jeśli nie brali w nich czynnego udziału.

W spółkach mających istotny wpływ na gospodarkę odpowiedzialność osób na eksponowanych stanowiskach za podjęte decyzje nigdy się nie kończy – nawet po upływie wielu lat od sprawowania zarządu może zdarzyć się sytuacja, która sprowokuje kontrolę. To może być chociażby śledztwo dziennikarskie, w wyniku którego postawiony zostanie zarzut marnotrawienia majątku firmowego lub wyprowadzania go przez rozprzedaż.

Jak się zabezpieczyć?

Realizując politykę transparentności procesu sprzedaży, należy zadbać, aby dla każdego sprzedanego auta sporządzona była dokumentacja zawierająca obligatoryjnie dwa elementy:
•    część techniczną i fotograficzną, wykonaną przez niezależnych rzeczoznawców, dokumentującą aktualną w momencie sprzedaży wartość pojazdu, jego stan techniczny oraz rzeczywisty przebieg;
•    raport ze sprzedaży pojazdu, ze zgromadzonymi ofertami z otwartego rynku i danymi dotyczącymi liczby osób zainteresowanych zakupem, potwierdzający wybór najwyższej kwoty odkupu.

Taka dokumentacja dołączona do każdego sprzedanego pojazdu będzie potwierdzała zasadność podejmowanych decyzji, bez względu na to, za jaką kwotę został on sprzedany.

Kto zabezpiecza decydentów firmy na wypadek kontroli?

Flotowiec lub inna osoba wskazana do sprzedaży aut flotowych zabezpiecza członków zarządu przez wybór pewnej i sprawdzonej metody sprzedaży. Najlepiej, gdy auta sprzedawane są za pośrednictwem niezależnej firmy, specjalizującej się w sprzedaży aukcyjnej samochodów i działającej na rynku od lat, o zasięgu zarówno krajowym, jak i międzynarodowym. Wówczas dla każdego sprzedanego pojazdu firma uzyskuje raport, będący polisą (zabezpieczeniem, dowodem), co poświadcza, że sprzedaż jej majątku, po zakończonym okresie eksploatacji, jest prowadzona w sposób transparentny i uzyskiwany jest największy możliwy przychód z tego tytułu.

Dzięki współpracy z firmą o ugruntowanej na rynku pozycji flotowiec wystawia pojazdy na sprzedaż, a ofertę widzi 39 tys. potencjalnych nabywców*. Dociera ona więc do szerokiego grona odbiorców, a zarząd zabezpieczony jest na wypadek kontroli.

* Trzydzieści dziewięć tysięcy osób to liczba zarejestrowanych, którzy kupują na portalu Carport aukcje samochodowe (www.car-port.pl).

Agata Chowaniec, Carport

Artykuł pierwotnie ukazał się w magazynie „Menadżer Floty: Forum Biznesowe”, nr 6/2017 (18)



Wideo

TEST magazynu Menadżer Floty - Toyota Auris Hybrid Kombi - długi dystans
II Międzynarodowe Targi EkoFlota 2017: Innowacje, Ekologia, Mobilność - podsumowanie
II Międzynarodowe Targi EkoFlota w skrócie
Adam Kornacki zaprasza na II Międzynarodowe Targi EkoFlota
  •  image
  •  image
  •  image
  •  image
[Pierwsza jazda] Test Infiniti Q30
[Fotorelacja] Motor Show 2016

Aktualności