Kultura osobista i znajomość zasad grzecznościowych to zdolności tak samo dziś potrzebne w pracy jak fachowa wiedza, błyskotliwa inteligencja czy umiejętność negocjacji. Oto krótki przewodnik po zasadach kulturalnego zachowania się w biznesie dla menadżerów średniego szczebla.
Jakub Roskosz
PRZESTRZEGAJ ZASAD W KORPORACJI
Jeśli rozpoczynasz pracę w firmie, zapoznaj się najpierw z wewnętrznym kodeksem korporacyjnym. Zwykle opisany jest w nim codzienny dress code i podstawowe zasady grzecznościowe, których należy przestrzegać wewnątrz firmy oraz kiedy trzeba ją reprezentować podczas spotkań biznesowych. Druga złota zasada brzmi – obserwuj zwyczaje w firmie i postępuj zgodnie z dobrym wychowaniem, dobrymi manierami i honorem. To zawsze się sprawdza! Istnieje jednak kilka podstawowych reguł, których warto przestrzegać.
Czy wiesz, że biznesowy savoir-vivre zazwyczaj nie uznaje płci ani wieku? Dlatego dość powszechnie przyjęta zasada głosi, że słowa powitania mówi ten, kto wchodzi do pokoju, i to niezależnie od płci, stanowiska i wieku. Natomiast jeśli spotykasz przełożonego na korytarzu, to pierwszy kłaniasz się ty, a potem szef (jeśli uzna to za stosowne) wyciągnie do ciebie dłoń. Wygląda prosto? Tak, ale potem zaczynają się już schody, zwłaszcza jeśli chcemy być ultra poprawni w zakresie biznesowego savoir-vivre.
Bo co zrobimy, gdy przywitać musi się dwóch pracowników na wysokim, ale takim samym szczeblu? Tu do gry wchodzi właśnie temat wieku i płci. Gdy różnica wieku jest bliska jednemu pokoleniu, to starszemu pracownikowi (niezależnie pod płci) należy się traktowanie – nazwijmy je – „uprzywilejowane”. A co z propozycją przejścia w pracy na „ty”? Tu obowiązuje klasyczna zasada – zawsze składa ją pracownik wyższy rangą młodszemu. Kropka!
ZAPRASZAMY DO STOŁU
Czy podczas spotkań biznesowych poza korporacją obowiązują podobne zasady? Tak, ale pamiętajmy, że to klient w większości sytuacji jest uprzywilejowany. Wtedy do nas należy obowiązek przywitania się, ale to już nasz gość dla odmiany (jako ten ważniejszy w danej sytuacji) decyduje, kiedy wyciągnąć rękę. I tu przy okazji kolejna ważna zasada: nigdy nie podajemy sobie ręki „przez biurko” czy „przez stół”. Wstajemy i wychodzimy dwa kroki, by się przywitać. Podczas służbowych wizyt w restauracji warto pamiętać o telefonie.
W dzisiejszych czasach nawet podczas spotkań poza korporacją klienci często kładą telefon na stole obok sztućców. To błąd, nawet jeśli urządzenie zostało wcześniej wyciszone! Nerwowe sprawdzanie przychodzących wiadomości, wibrowanie i migotanie kolejnych monitów na ekranie rozprasza rozmówcę i świadczy o złym wychowaniu.
Kolejny temat to konieczność zadbania o przyjazną atmosferę podczas spotkania. Nie na miejscu jest okazanie przesadnych emocji, walka o dominację, nawiązywanie do kontrowersyjnych tematów (typu religia czy polityka) oraz opowiadanie o prywatnych sprawach. Warto pamiętać, że nawet jeśli rozmowa czy negocjacje nie przebiegną po naszej myśli, trzeba zadbać o przyjemne zakończenie spotkania. Kto płaci? Po posiłku po- winniśmy dyskretnie uregulować rachunek.
Nigdy przy stoliku nie prosimy kelnera o przyniesienie faktury, by nasz gość nie poczuł się niezręcznie. Zawsze płaci gospodarz, czyli ten, który zaprasza. Nie próbujmy więc dzielić rachunku na wszystkich zaproszonych gości przy stole. To jest praktyczny pomysł, ale tylko dla sytuacji prywatnej. I jeszcze jedno: ponieważ nigdy nie wiemy, kiedy, z kim i przy jakiej okazji jeszcze się spotka- my, niezależnie od emocji starajmy się pozostawić po sobie jak najlepsze wrażenie.
W SAMOCHODZIE, NA PARKINGU I W TAKSÓWCE
Jeśli jedziemy z prezesem, kolegami z firmy lub klientami samochodem lub taksówką, pamiętajmy, że najważniejsze miejsce jest za siedzeniem pasażera siedzącego obok kierowcy. Drugie co do ważności to siedzenie za kierowcą, a trzecie – środkowe z tyłu. Natomiast czwarte – z przodu obok kierowcy. Jest jeden wyjątek, bo jeśli samochód prowadzi prezes, wtedy najlepsze siedzenie przypada z przodu obok szefa. Rozsadzając naszych gości w samochodzie, warto pamiętać o tej hierarchii.
A co robić, jeśli nasz klient przylatuje samolotem? Jeżeli chcemy go uhonorować, wyślijmy na powitanie ważną osobę z firmy. Możemy również zamówić samochód z szoferem, ale wtedy powitanie będzie miało niższą rangę. Dziś jednak większość partnerów biznesowych przyjeżdża do siedziby firmy własnym samochodem.
W takiej sytuacji przede wszystkim trzeba wszystko zorganizować tak, by wizyta przebiegała bez problemów. Jeżeli nasza firma ma bramę z portierem, koniecznie trzeba poinformować go o przybyciu gościa. W przeciwnym razie może on się poczuć urażony.
ROZSZYFRUJ DRESS CODE
W biznesie odpowiedni strój ma szczególne znaczenie, bo wpływa nie tylko na nasz wizerunek, ale również na wizerunek firmy, którą reprezentujemy. Najprawdopodobniej nie spotkasz się z zaproszeniami typu white tie czy black tie, które wymagają założenia w pierwszym wypadku fraka, w drugim smokingu. To z reguły dotyczy wizyt na czerwonym dywanie i proszonych kolacji u ambasadorów.
Najpopularniejszym określeniem na zaproszeniach biznesowych jest business formal. Wtedy należy założyć białą lub błękitną koszulę, klasyczny garnitur raczej w kolorze ciemnym, najlepiej granatowym. Konieczny jest krawat i dobrze mieć w mankietach eleganckie spinki. Natomiast skrót business casual oznacza już, że możemy pozwolić sobie na odrobinę luzu, czyli zapomnieć o krawacie i garniturze, ale założyć zestaw ko- ordynowany (pasujące do siebie marynarkę i spodnie). A kiedy jest pora na zwykłą koszulkę polo, nieformalną koszulę i ciemne dżinsy? Wtedy, kiedy na zaproszeniu będzie zaznaczone, że pożądany jest strój casual lub smart casual.
SZTUKA KLAWIATURĄ PISANA
Ponieważ sztuka pisania służbowych maili jest stosunkowo nowa, czasem wszyscy zapominamy, że obowiązują w niej także zasady dobrego wychowania. Pamiętajmy więc o nagłówkach i formach grzecznościowych: „Szanowny Panie”, „Dzień dobry”, „Dziękuję”, „Z poszanowaniem”. Zawsze kończmy maila, podpisując się, mimo że w tzw. stopce umieszczone jest nasze nazwisko i stanowisko. Nie używajmy skrótów typu BTW (ang. by the way, pol. przy okazji), ASAP (ang. as soon as possible, pol. najszybciej, jak to możliwe) ani emotikonów, czyli tzw. buziek, które wyrażają nasze emocje. To są drobiazgi, ale pamiętajmy o nich, ponieważ mail służbowy to nie SMS do znajomego.
Warto też pamiętać, że w dobrym tonie jest odpisanie maksymalnie w ciągu 3 dni, ale najlepiej jest to zrobić szybciej. Natomiast jeśli przyjdzie do nas zaproszenie na bankiet, konferencję lub służbowy wyjazd, powinniśmy odpowiedzieć nadawcy w ciągu 24 godzin. Chyba że na zaproszeniu znajdziemy skrót R.S.V.P. – z języka francuskiego „répondez s’il vous plaît”. Obok niego zapisana jest zawsze konkretna data, do której zapraszający czeka na odpowiedź.
Savoir-vivre w biznesie składa się dziś z tysiąca drobnych zasad. Warto o nich pamiętać, bo przecież dobre wrażenie może dziś zdecydować nie tylko o awansie czy podwyżce, ale też może otworzyć drogę do zdobycia ciekawych kontraktów czy nawiązywania nowych kontaktów biznesowych. Powodzenia!