[W MAGAZYNIE] Samochód w działalności gospodarczej – ewidencja przebiegu pojazdu

Dla przedsiębiorców wykorzystujących samochód w swojej firmie sporadycznie korzystnym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.

Jak prowadzić kilometrówkę?

Musimy odnieść się do art. 23 ust. 5 u.p.d.o.f.:

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ponadto art. 23 ust. 7 u.p.d.o.f. określa, jakie dane powinny się znaleźć w prowadzonej ewidencji:

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawkę za kilometr dla obliczenia kwoty wynikającej z faktycznie przejechanych kilometrów znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.; rozporządzenie Ministra Transportu nr 201, poz. 1462 z dnia 23 października 2007 r.) i wynosi ona:

  • dla samochodu osobowego:
  1. a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  2. b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • dla motocykla – 0,2302 zł,
  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Czy można ująć fakturę/rachunek za użytkowanie samochodu w innym miesiącu niż data wystawienia dokumentu?

Niestety nie. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, co jest wprost napisane w u.p.d.o.f. (art. 22 ust. 6b).

Dlaczego? Ponieważ poniesiony koszt powinien być przypisany do konkretnej podróży, na co organy podatkowe w ostatnim czasie zwracają szczególną uwagę.

Jako ciekawostkę mogę dodać, że w swojej praktyce miałam sytuację, gdy w czasie kontroli niektóre koszty zostały uznane za koszty niestanowiące przychodu, ponieważ nie pokrywały się z czasem odbycia wyjazdu służbowego (dotyczyło to kosztów za paliwo).

Czy koszt dojazdu do firmy i z firmy do domu stanowi koszt uzyskania przychodu?

Organy podatkowe uważają, że zarówno koszt dojazdu z domu do firmy, jak i powrót są niezbędne do prowadzenia działalności. W związku z tym spełniają definicję art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., że koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 12 czerwca 2008 r. (ITPB1/415-221/08/DP).

Za koszty w ramach ewidencji przebiegu pojazdu można również uznać:

  • koszty najmu (dzierżawy) pojazdu,
  • zakup paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego),
  • wymianę płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakup smarów,
  • badania diagnostyczne i przeglądy okresowe,
  • naprawy bieżące i wymianę zużywających się części,
  • usługi myjni i konserwacji,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • opłaty parkingowe,
  • koszty ubezpieczenia.

Koszt ubezpieczenia AC może być ujęty jedynie w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 u.p.d.o.f.).

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu z przykładem

Poniżej podaję przykładowe wyjazdy służbowe z podaniem kilometrów oraz poniesionych kosztów.

  • 5 listopada X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do klienta, Warszawa, ul. Komedy, w celu omówienia warunków umowy – liczba kilometrów 4,9 w jedną stronę

(w sumie 9,8 km);

  • 14 listopada X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do klienta, Wrocław, w celu przedstawienia projektu – liczba kilometrów 347 km (w sumie 694 km);
  • 15 listopada X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do klienta, Warszawa, ul. Leszczynowa, w celu wykonania usługi – liczba przejechanych kilometrów 10,1 (w sumie 20,2 km);
  • 30 listopada X r. – wyjazd z centrum Warszawy, do Stacji Kontroli Pojazdów, w celu wykonania okresowego badania technicznego – liczba kilometrów 4,5 (w sumie 9 km).
ABC
nazwa firmy
 JanKowalski 
ul. Miła,Warszawa
dane osoby używającej pojazdu (nazwisko, imię, adres zamieszkania)
WD 1235
nr rejestracyjny pojazdu
1500
pojemność silnik w cm3 


Ewidencja przebiegu pojazdu za listopad X r.

Lp. Data wyjazdu Opis trasy Cel wyjazdu Liczba faktycznie przejechanych kilometrów Stawka za 1 km przebiegu (zł) Wartość (5) × (6) (zł) Podpis podatnika Uwagi
1. 5/11/X r. centrum Warszawy – Warszawa, ul. Komedy omówienie warunków umowy 9,8 0,8358 8,19
2. 14/11/X r. centrum Warszawy – Wrocław przedstawienie projektu 347 0,8358 290,02
3. 15/11/X r. centrum Warszawy – Warszawa ul. Leszczynowa wykonanie usługi 20,2 0,8358 16,88
4. 30/11/X r. centrum Warszawy – Stacja Kontroli Pojazdów okresowe badanie techniczne 9 0,8358 7,52

 

Podsumowanie strony 386 km 322,61 zł
Razem 386 km 322,61 zł

* Przy opisie trasy należy podać nazwy ulic.

Zestawienie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu za listopad X r.

Lp. Data Rodzaj i nr dokumentu Rodzaj wydatku Kwota
1. 4/11/X r. FA nr 12546 zakup paliwa 20,00 zł netto + 50% nieodliczonego VAT
2. 13/11/X r. FA nr 58 zakup paliwa 100,00 zł netto + 50% nieodliczonego VAT
3. 30/11/X r. FA 12/WD/16 badanie techniczne 40,00 zł netto + 50% nieodliczonego VAT

 

Podsumowanie strony 178,40 zł
Przeniesienie z października 46,50 zł
Razem 224,90 zł

Uwaga!

Powyższy przykład jest podany dla czynnych podatników VAT. Nievatowcy będą się posługiwali kwotami brutto.

 

 + Zaleta rozliczania samochodu w działalności kilometrówką:

Przy sprzedaży samochodu nie mamy obowiązku odprowadzać podatków do US z tytułu prowadzenia działalności.

  Wada rozliczania samochodu w działalności kilometrówką:

Koszty odliczamy tylko do wysokości przejechanych kilometrów.

Ewelina Bączak

Źródło: Menadżer Floty

Artykuł ukazał się pierwotnie w magazynie Menadżer Floty (wyd. 01/2017)

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *