W jednych z moich ostatnich artykułów zaznaczyłem, że często punktem wyjścia dla rozpoczęcia prac nad międzynarodową strategią flotową jest przejęcie innego przedsiębiorstwa. Firma w takiej sytuacji musi sobie poradzić z wyzwaniami, jakimi są różnorodny park samochodowy, niespójne polityki flotowe i odmienne procedury.
W poniższym tekście postaram się odpowiedzieć na pytanie, jak stworzyć zharmonizowaną politykę flotową dla różnych krajów i regionów. W sytuacji opisanej na wstępie poszczególne filie mają opracowane własne koncepcje zarządzania flotą, zbiór zasad i procedur. Oznacza to, że auta firmowe są przypisane do lokalnych polityk, a dostawcy pochodzą z kraju, w którym działa dany oddział. Jeśli firma ma zamiar skonsolidować flotę, temat międzynarodowej polityki samochodowej szybko staje się bardzo ważny.
Warunki wstępne
Tego typu projekt musi być dobrze przygotowany. Wymaga chęci wprowadzenia zmian w całej organizacji. Często koncepcja europejskiej lub nawet globalnej polityki flotowej jest odrzucana z powodu odmiennych kultur motoryzacyjnych oraz różnic w przepisach prawnych i podatkowych. Argumentuje się, że przez to stworzenie jednolitego zbioru zasad związanych z zarządzaniem flotą jest niemożliwe. Nasze doświadczenie wynikające z prac nad wieloma projektami międzynarodowymi pokazuje, że to nieprawda.
Wstępnym warunkiem powodzenia jest wysłanie przez zarząd wyraźnego sygnału: będziemy przeprowadzać proces konsolidacji. Jeśli ten krok zostanie wykonany, można przystąpić do nakreślania ramowej polityki, która – jeśli zajdzie taka potrzeba – powinna rzecz jasna uwzględniać specyfikę poszczególnych krajów.
Ważne jest również zaprezentowanie oddziałom lokalnym, jak duże oszczędności może przynieść planowana polityka. Jest to zazwyczaj czynnik, który przyczynia się do przekonania krajowych menadżerów do słuszności wprowadzenia projektu. W ostatnich miesiącach wspieraliśmy wdrażanie tego typu procesów w kilku międzynarodowych firmach. Chcemy podzielić się tym doświadczeniem.
Pierwszym krokiem jest pokazanie, którymi tematami warto się zajmować w przypadku międzynarodowej polityki flotowej, a którymi nie.
Międzynarodowa polityka flotowa zazwyczaj obejmuje takie obszary jak:
- strategia i cele (wizja) związane z nabywaniem samochodów firmowych;
- kryteria przyznawania aut firmowych;
- podstawowe zasady wyboru pojazdów (marka, model, rodzaj);
- podstawowe przepisy dotyczące użytkowania samochodów.
Pierwszym punktem dokumentu jest zazwyczaj preambuła, w której firma przedstawia swoją strukturę. Na wstępie wyjaśnia się również powód tworzenia międzynarodowej polityki flotowej oraz cele globalne, np. związane ze zrównoważonym rozwojem.
Odpowiednie samochody
Regulacje dotyczące przyznawania samochodów firmowych to sprawa bardzo złożona. Na początku prac mniej chodzi o same auta, a bardziej o uregulowanie kwestii związanych z działaniami pracowników i hierarchią w firmie. Przy tym punkcie niezbędna będzie pomoc działu kadr. Ważne jest, aby zuniformizować strukturę pracowniczą we wszystkich krajach. Dzięki temu będziemy mogli stworzyć zestaw zasad przydzielania samochodów według stanowiska i wykonywanych zadań.
Typowym rozwiązaniem jest podział aut na funkcyjne, potrzebne do podstawowej działalności biznesowej, oraz benefitowe. Te drugie są przyznawane na podstawie statusu pracownika i stanowią część umowy o pracę.
Przykładowe kategorie:
| Auta do podstawowej działalności | Auta benefitowe | |
|
Poziom |
sprzedaż i marketing – poziom 1 | dyrektor – poziom 1 |
| sprzedaż i marketing poziom 2 | dyrektor – poziom 2 | |
| menadżer | wiceprezes – poziom 1 | |
| wiceprezes – poziom 2 | ||
| prezes |
Następnym ważnym krokiem w tworzeniu międzynarodowej polityki flotowej jest ustanowienie oferty marek, z którymi będziemy współpracować. Tutaj mamy do czynienia z dwiema różnymi strategiami: centralizacją i tzw. luźnymi lejcami.
Firmy często mają bardzo zróżnicowany park samochodowy. Zdarza się, że międzynarodowa flota składa się z pojazdów 25 lub nawet większej liczby marek.
Przedsiębiorstwa o strukturze scentralizowanej stale dążą do ograniczania liczby dostawców samochodów. Stworzenie oferty marek to bodaj najtrudniejszy element konstruowania międzynarodowej polityki flotowej. W tym punkcie spotykają się różne preferencje poszczególnych krajów oraz pomysły zarządu przedsiębiorstwa.
Argumentem wysuwanym przez lokalne oddziały za dużą swobodą wyboru jest możliwość przyciągnięcia dzięki samochodom jak najlepszych pracowników. Często wraca też temat identyfikowania się z lokalną marką.
Zarząd musi zwracać uwagę na istotne oszczędności, jakie może przynieść konsolidacja, ograniczenie liczby dostawców. W przypadku krajowej polityki mamy do czynienia z napięciem związanym z kosztami i utrzymaniem wysokiego poziomu satysfakcji pracowników. Trzeba znaleźć równowagę pomiędzy wymogami ekonomicznymi i kulturą biznesową. W typowym przypadku wymagana jest zmiana strategii zarządzania.
Wykres 1. Zależność między ograniczeniami w kwestii wyboru samochodów a zmniejszeniem kosztów
Bazując na naszym doświadczeniu, widzimy następujące możliwości rozwoju sytuacji:
- jeśli polityka związana z wyborem marek i modeli pozostaje bez zmian, oszczędności można osiągnąć tylko na poziomie leasingodawców;
- jeśli polityka ogranicza liczbę marek do 4-6, można obniżyć koszty dzięki preferencyjnym programom oferowanym przez dostawców;
- dalsze ograniczanie marek, do 1-2, powoduje znaczne zwiększenie efektu oszczędnościowego.
Co ciekawe, dyskusja dotycząca dostawców zazwyczaj jest prowadzona na poziomie zarządu, chociaż temat samochodów firmowych dotyczy wszystkich w przedsiębiorstwie. Ważną rolę odgrywają osobiste preferencje.
Budżet i ekologia
Wprowadzenie międzynarodowej polityki flotowej nieraz prowadzi do zmiany w sposobie obliczania budżetów na użytkowanie aut. Ciągle powszechna metoda polegająca na patrzeniu przede wszystkim na ceny katalogowe pojazdów jest przy tej okazji wypierana przez koncepcję zwracania uwagi na całkowite koszty użytkowania pojazdu. Często definiowany jest miesięczny budżet dla każdej kategorii pracowników, w którego skład wchodzą wydatki związane z finansowaniem, utrzymaniem pojazdu, oponami, paliwem, ubezpieczeniem i podatkami.
Taka koncepcja ma sens, ponieważ wyjściowa, katalogowa cena samochodu nie daje pojęcia o tym, jakie będą koszty użytkowania na przestrzeni 3-4 lat. Cena jest coraz mniej istotna, m.in. ze względu na silną konkurencję oraz wysokie rabaty udzielane przez marki. Auto wysokiej klasy, jak przyznają sami producenci, traci na wartości ponad 50% w kilka miesięcy po zakupie i staje się jasne, że jego cena nie powinna być głównym czynnikiem branym pod uwagę przy opracowywaniu polityki.
Kolejnym ważnym elementem międzynarodowej polityki flotowej są regulacje dotyczące ekologii. Standardem staje się określenie ram dla floty w tym względzie i wytyczenie ścieżki do redukcji emisji dwutlenku węgla dla parku samochodowego. Jednak na razie rzadkością jest obejmowanie programem związanym z emisją wszystkich aut we flocie. Zazwyczaj plan odnosi się do pojazdów wybranych grup pracowników.
| Rok zamówienia aut | Emisja CO2 w g/km |
| 2017 | 120 |
| 2019 | 110 |
| 2020 | 90 |
Międzynarodowa polityka flotowa zazwyczaj określa również minimalne wymagania dla samochodów firmowych. Najczęściej wymienia się niezbędne wyposażenie poprawiające bezpieczeństwo i zmniejszające szkodowość (komplet poduszek powietrznych, czujniki parkowania, zestaw głośnomówiący itp.). Ponadto dodaje się opcje z zakresu zwiększania komfortu jazdy (klimatyzacja, nawigacja itd.). Samochody o określonej w polityce specyfikacji są zamawiane przez wszystkie oddziały regionalne, co zapewnia standaryzację.
Finalizacja projektu
Na zakończenie w międzynarodowej polityce flotowej określa się podstawowe zasady użytkowania samochodów firmowych oraz wymagania względem kierowców, które są nieraz różne w zależności od kraju. Reguły mogą zawierać zapisy o:
- ograniczeniach w użytkowaniu (zakaz płatnego przewozu osób, udziału w zawodach sportowych, transportu materiałów niebezpiecznych);
- ograniczeniach dotyczących benefitów (poza pracownikiem autem mogą jeździć np. tylko członkowie rodziny lub partnerzy);
- konieczności posiadania ważnych uprawnień do kierowania pojazdami;
- ostrożnym obchodzeniu się z pojazdem i przestrzeganiu interwałów przeglądowych;
- ponoszeniu odpowiedzialności za uszkodzenia przy zwrocie samochodu;
- zachowaniu w razie wypadku.
Jak wspominałem, niektóre zasady nie mogą być narzucane z góry. Wiele lokalnych regulacji związanych z parkiem samochodowym opisuje się w aneksach do ogólnej międzynarodowej polityki flotowej, która zawiera ogólne warunki ramowe. Centrala może zostawić oddziałom mniej lub więcej przestrzeni.
Zapisy dotyczące regionów mogą dotyczyć:
- podatków i korzyści finansowych,
- regulacji związanych z prawami jazdy,
- lokalnych przepisów bezpieczeństwa,
- przepisów dotyczących ubezpieczeń.
Aneksy lokalne mogą również dotyczyć wyjątków w kwestii doboru innych samochodów do floty, niż zostało to zapisane w międzynarodowej polityce flotowej, o ile pozwoli na to centrala.
Nie można lekceważyć procesu tworzenia międzynarodowej polityki flotowej, ponieważ wymaga on dużego zaangażowania i odpowiednich nakładów finansowych. Bardzo ważne są dyskusje i odpowiednie wyjaśnianie działań, dokument będzie miał bowiem wpływ na wielu pracowników. Wysiłek jednak się opłaca. Dobra polityka flotowa to klucz do zarządzania parkiem samochodowym i oszczędności.
Thilo von Ulmenstein ( fleetcompetence Group)
Źródło: Menadżer Floty
Artykuł ukazał się pierwotnie w magazynie Menadżer Floty (wyd. 06/2017)