Czy masz gotowy swój zestaw narzędzi i procedur ratunkowych na najbliższe miesiące nowej rzeczywistości biznesowej? Światowa epidemia dopiero się rozpędza, gdzieniegdzie obserwujemy luzowanie obostrzeń – coraz mocniej zarysowują się dylematy, różnice i ryzyko. Pytanie „co dalej?” jest najczęściej zadawanym w obecnych czasach. Podpowiadamy jakie procesy powinieneś/powinnaś mieć w podorędziu aby przygotować się na kolejne zmiany.
Niezależnie od tego czy modyfikacje zleca Ci odgórnie Zarząd lub Właściciel, czy też Twoją inicjatywą jest proces restrukturyzacji kosztów – bądź systematyczny, wnikliwy, dokładny i skuteczny. Z naszych obserwacji wynika, że najlepiej zrealizować następujące kroki:
– historyczne zestawienia kosztów i czystość prowadzonej dokumentacji flotowej > zrób swój wewnętrzny audyt flotowy już teraz! Weź pod uwagę wszystkie koszty z podziałem na funkcje pojazdów (dla Zarządu, dla dyrektorów, dla handlowców, dla serwisantów, dla dostawców itd.) oraz marki i modele. Przyjrzyj się historycznie każdemu pojazdowi z osobna. Optymalnie będzie zestawić ze sobą koszty w cyklach „miesiąc do miesiąca” oraz „rok do roku”. Trudnością może być wielość systemów z jakich trzeba wyciągnąć te dane, lub różne ich formaty – ze względu na wprowadzone „po drodze” technologiczne wdrożenia. Potraktuj to jako wyzwanie, które jednocześnie pomoże Ci poukładać wszystkie dokumenty i pliki w odpowiednim porządku, a Tobie dokładnie poznać gdzie jakie dane znajdziesz. Ruszają wzmożone kontrole skarbowe; firmowe floty, rozliczenia prywatnych kilometrów oraz prowadzenie ewidencji pracy pojazdu od razu znajdą się na celowniku US. Minister Tadeusz Kościński, pod koniec czerwca br, na konferencji EEC Online powiedział: „Nie planujemy żadnych nowych podatków. Będziemy dalej pracować nad uszczelnianiem systemu podatkowego”. W ślad za ta wypowiedzią należy dodać, że Ministerstwo Finansów do końca tego roku wyda 400 mln złotych na inwestycje, a w ciągu 3 lat resort kupi ponad 500 pojazdów dla wszystkich 16 izb administracji skarbowej. Skarbówka się zbroi, i to na poważnie. Porządek w dokumentach, kompletna wiedza na temat lokalizacji konkretnych informacji i przynajmniej 5-letnia pełna historia skarbowo-podatkowa – to teraz absolutny obowiązek!
– badanie odchyleń w kosztach i szukanie obszarów gotowych do potencjalnej redukcji wydatków > gdy Twój audyt uporządkuje dokumenty, i pozwoli Ci odświeżyć wiedze na temat pewnych trendów w występowaniu kosztów, warto abyś zagłębił/zagłębiła się w te dane jeszcze mocniej. Szukaj odchyleń, anomalii i bądź bardzo drobiazgowy/drobiazgowa. Zadawaj pytania i idź po nitce do kłębka; jak znajdziesz niepokojące dane sprawdź powód ich pojawienia się. Porównaj ceny na rynku paliw za ostatnie lata i porównaj z wydatkami na paliwo. Zestaw ze sobą zmiany należności jakie Twoja flota płaci w stronę wszelakich podwykonawców. Staraj się łączyć ze sobą długofalowe trendy zmiany kosztów we flocie ze zmianami makroekonomicznymi, a te epizodyczne fluktuacje – zawsze rozpatruj indywidualnie i szczegółowo. W ten sposób poznasz absolutnie od A do Z swój car park. Takie działanie jest potrzebne, aby perfekcyjnie rozeznawać się w strukturach kosztów i ich pochodzeniu.
– znajomość TCO > łączne koszty użytkowania pojazdu w strukturach firmy to nadal dla wielu fleet managerów koszmar spędzający sen z powiek. Nie ma wyjścia, trzeba w detalach poznać całą listę miejsc powstawania kosztów i stworzyć mechanizm ich obliczania, bez konieczności każdorazowego budowania skomplikowanych obliczeń. Zmiana cen paliw, części odsetkowej raty leasingu, kosztów ubezpieczenia, roboczogodziny w serwisie, wymiany i przechowywania opon czy kosztów wydawania dodatkowych dokumentów w instytucjach finansujących flotę – wszystko to ma wpływ na wysokość TCO i realnie zmienia ciężar prognozowanego przez Ciebie budżetu. Musisz zbudować kompletną matrycę Total Cost of Ownership, aby na bieżąco móc modyfikować swoje predykcje wydatków. W kontekście możliwych zawirowań na rynku i kolejnych kryzysów – to konieczność.
– szczelna, a zarazem elastyczna car policy pozwalająca na dodatkowe błyskawiczne zmiany w zapisach > czy Twoja polityka flotowa obejmuje swoim zasięgiem wszystkie aspekty użytkowania i funkcjonowania pojazdów w ramach struktur przedsiębiorstwa? Czy masz uregulowane kwestie wykorzystania pojazdów do celów prywatnych, bezpieczeństwa mienia firmowego i pracowników, kwestie zwrotu i dbania o pojazd, aspekty związane z sytuacjami niebezpiecznymi na drodze (stłuczka, kolizja, wypadek, wypadek śmiertelny), czy masz opracowany system oceny i ewaluacji użytkowania mienia firmowego przez pracowników? Spójrz na samochód w firmie od jego pierwszego dnia na parkingu przedsiębiorstwa i przekazania pracownikowi, po jego ostatnie chwile z logo Twojej firmy na masce, gdy pracownik oddaje Ci kluczyki. Analitycznie i wnikliwie spójrz na ilość zdarzeń i zewnętrznych czynników, na jakie może Twój pracownik, wyposażony przez Ciebie w samochód, natrafić. Czy masz spisane kwestie związane z opłatami za parkingi oraz otrzymane mandaty, czy masz opracowane procedury i technologie w przypadku wandalizmu lub kradzieży pojazdu, czy regulamin użytkowania pojazdu zawiera elementy związane z paleniem tytoniu, transportem zwierząt i czystością? Czy masz uregulowane kwestie partycypacji pracowników w niektórych kosztach, zależnie od ich przyczynienia się do powstania szkody?
Polityka flotowa musi być szczelna tak jak staja się kontrole skarbowe. Nie możesz zostawić przypadkowi żadnego zdarzenia, a jeżeli pojawiają się nowe kazusy – od razu aktualizuj dokument, działaj sprawnie. Błyskawiczna reakcja na zmiany zakłada również możliwość dokonywania modyfikacji w zapisach polityki flotowej w pilnym trybie. Skonsultuj z prawnikami, biegłymi w zakresie prawa pracowniczego oraz znających specyfikę branży flotowej, dokonanie zapisów gwarantujących Ci w nadzwyczajnych sytuacjach ingerencję w ten dokument. To przydatne, jeżeli otrzymasz z dnia na dzień od Zarządu zadanie znacznych redukcji, daleko idących rygorów nakładanych na pracowników – musisz mieć przestrzeń do efektywnego działania.
– nowoczesne technologie dostępne na rynku i outsourcing > jakie inwestycje, w tym czasie?! Otóż TAK! Czas lekkiej stabilizacji na rynku nie oznacza końca kryzysu. Prognozy ekonomiczne mówią, że dopiero w 2022 polskie PKB wróci do dodatniego i wzrostowego trendu, a rynek motoryzacyjny potrzebować będzie czas nawet do 2025 aby poziom sprzedaży i inwestycji znowu wykazywał pozytywne wyniki. Czas kryzysu to dobry moment nie tylko na „przezbrojenie” swojej strategii flotowej, ale znakomity okres na znalezienie podmiotów, których technologia, know-how i oferowane narzędzia pozwalają odciążyć fleet managera w żmudnej, monotonnej i powtarzalnej pracy zbierania danych, ich zestawiania i nieustannego kontrolowania jeden pojazd po drugim. Czas na unowocześnienie swojego podejścia do zarządzania firmowymi pojazdami i znalezienie rozwiązań ułatwiających transformację administratora floty w prawdziwego fleet managera – osoby mającej czas i przestrzeń do planowania, do analizowania skumulowanych danych, do nadawania kierunku rozwoju i zmianom we flocie.
Co więcej, warto zaprosić do współpracy zewnętrzne firmy doradcze czy zarządcze, choćby po to aby zrecenzowały naszą politykę flotą i zweryfikowały poprawność budowy matrycy TCO. Zachęcamy do nauki bardzo trudnej sztuki poddawania swoich działań okresowej kontroli, nie w celu ich negacji i wyzwalania złych emocji, ale po to aby dążyć do perfekcji. Skuteczny fleet manager to osoba znająca swoją wartość, doskonaląca swoje umiejętności i mająca wizję jak skutecznie zarządzać podległymi mu/jej pojazdami.
– współpraca z firmami posiadającymi sprawdzone know-how, referencje i nowoczesne, działające niezależnie od warunków, centra wsparcia klienta > outsourcing pewnych kompetencji i żmudnych zadań na podmioty zewnętrzne to bardzo widoczny trend w Europie Zachodniej. Zadaniem fleet managera jest nadzorowanie i kierowanie flotą, a to bez zaufanych Partnerów Biznesowych jest już przy kilkunastu pojazdach niemożliwe. Trudne biznesowo czasy zweryfikowały istnienie wielu firm pod kątem jakości, ciągłości wsparcia i oferowanych technologii. Często okazywało się, że nałożony przez Rząd lockdown automatycznie pozbawił floty dozoru telemetrycznego, wyłączył kanały komunikacji z zewnętrznymi audytorami czy specjalistami od serwisowania. Ostatnie miesiące jaskrawo pokazały słabość firm, które same oferując pomoc i usługi nie są odporne na negatywne zjawiska na rynku. W tym miejscu warto zastanowić się nad współpracą wyłącznie z podmiotami, które chętnie dzielą się kontaktami do rekomendacji, są otwarte na sprawdzenie w boju ich rozwiązań, i mimo przeniesienia swojego biznesu w sferę on-line (lub zdalną), potrafią zachować perfekcyjną jakość obsługi klienta, wysokie standardy oferowanych i gwarantowanych kontraktem usług, działają niezachwianie na terenie całego kraju. Przestała się liczyć tylko jednostkowa cena usługi, a największą rolę odgrywa teraz komplementarność oferty, pozycja na rynku i poziom oferowanego wsparcia.
Kryzysowe scenariusze mogą być różne, a źródła problemów – absolutnie nieprzewidywalne. Ostatnie pół roku pokazało, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć zmian w gospodarce, zachowań konsumenckich oraz tego w jakim stopniu Rząd oraz instytucje komercyjne zachowają się w sytuacjach awaryjnych. To zbyt dużo „znaków zapytania” aby spokojnie wyczekiwać kolejnych problemów, które wcześniej czy później na pewno nadejdą. Miej zawsze ze sobą „apteczkę pierwszej pomocy optymalizacyjnej” abyś w dowolnym momencie mógł sięgnąć do swoich pomysłów, planów i przemyśleń stworzonych „na spokojnie”. Gdy nadejdą negatywne zmiany – od razu działaj! Powodzenia!
Źródło: Dział Pierwszej Pomocy Flotowej Cartrack Polska